成为顶尖自由职业者必备的7个软技能之一:沟通

摘要

自由职业,它是介于「打工」和「创业」之间的一种中间形态。如今随着远程工作条件的越来越成熟,越来越多的人选择将命运重新把握在自己的手里,但是如何真正成为行业内顶尖的自由职业者?如何有效地打造自己的个人品牌?除了你本身的硬功夫(专业技能)之外,你还需要培养 7 个软技能。本系列连载将逐一介绍它们,请保持关注。本文作者是自由职业资深网页设计师 Alex Devero。

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英文原文:7 Soft Skills Freelance Web Designer Must Have Pt1

自由职业,它是介于「打工」和「创业」之间的一种中间形态。如今随着远程工作条件的越来越成熟,越来越多的人选择将命运重新把握在自己的手里,但是如何真正成为行业内顶尖的自由职业者?如何有效地打造自己的个人品牌?除了你本身的硬功夫(专业技能)之外,你还需要培养 7 个软技能。本系列连载将逐一介绍它们,请保持关注。本文作者是自由职业资深网页设计师 Alex Devero。

每一位成功的网页设计师往往不能靠着一门手艺闯江湖,他需要的是一整套技能组合,其中有硬技能,也有软技能。所谓硬技能,比如编程和设计,单纯靠这些东西是不能保证你的职场生涯一帆风顺,将你置于电话响个不停,客户多到让你应接不暇的地步。如果你真的想要在全球市场上拥有强大的竞争力,软技能是你向前行走稳健的另外一条腿。在本文中,我将详细介绍 7 个软技能,搭配之前那些专业性较强的技术,能够让你一步步地走向这个行业的顶尖位置,让我们开始吧!

软技能 PK 硬技能

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我们应该先在「软硬」之间做出明确的区分,这才能方便下面的展开叙述。能够界定硬技能的最简单的定义就是它是针对某项特别的工作的,这些技能需要通过投资你的时间去学习以及实践才能获取。一些比较典型的硬技能包括了「学一门外语」、「参与到前端或者后端的开发工作中」,这些技能可以很好的量化以及评级。

软技能有一点点的不同。首先,它相比于硬技能很难去量化。这些技能并不是针对某一个特定的行业或者某一个特定的工作。软技能的核心是「人」,也是与人打交道的技能,这跟你的情商有关。换句话说,是你的同理心。如今,软技能在雇员身上,尤其是那些走在自由职业道路上的开拓者来说越来越重要了。从这个角度上来说,不管是你创业、自由职业、还是打工的白领,谁能掌握这些软技能,谁就能跑在别人的前面。

软技能之一:沟通

人自由职业的网页设计师要跟客户打交道,沟通是必备的技能。而往往自由职业者和客户在这方面存在着种种对彼此的抱怨,其实归根到底都是沟通二字。多年以来,我已经数不清听到了多少次客户在我耳边抱怨,就比如说:「我找了一个网页设计师来负责开发这个项目,一开始所有的事情看上去都棒极了,但是好景不长!」

然后,他就开始叨叨了:「花在沟通上的时间越来越长,没多久,如果我想知道目前项目的进展,我必须自己写一封书面的邮件给设计师寄过去。否则,我就一头雾水,什么都不清楚。」如果你在招聘网页设计师和任何自由职业者的方面有过经验,这个情景是不是对你来说也很熟悉?而从自由职业者来说,这样的场景是否也似曾相识?

让我们诚实一点吧,我们都不完美。我们总是会时不时的犯错。指不定哪一天你就会忘记给客户发送进展报告,也有可能因为你自己肩膀上的压力太大,眼看着时间死线离得越来越近,自己忙于完成项目根本没时间来发送邮件。好吧,我来告诉你件事:不管是坏记性还是压力太大,这都不是你能降低你和客户之间沟通质量的借口!

从一开始,你决定接下这份工作,并且承诺要将其完成,你呈现给客户的样子是专业的,如今事情出了差错,出现了一些预想不到的变数,这个时候你更应该坚持你的专业精神。如果你真的记性很差,屡屡犯错,那就写下来,你把自己接下来做的所有事情一件一件的全部写下来,不要指望着自己的脑子,记忆是不靠谱的,尤其是在你压力特别大的情况下。

计划一切

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首先,定期发送邮件的时间得标注在你的日历或者「待办工作清单」上,给它设置一个提醒功能。如果你到现在还没用这些工具,

现在花上 5 分钟时间来选一个。我个人的建议是选择「待办工作清单」应用 Wunderlist。而对于日历来说我就使用 Google Calendar。不管是纸质还是电子化工具,你一定要确保自己用起来得心应手才可以。第二点,请保证定期跟你的客户展开项目沟通会。

这也许从一开始并不是那么容易做,但是这是提升你「沟通」软技能最简单最快速的方式。所以,给自己抽出几分钟的时间,在你的日历上都标注清楚每次跟客户都是什么时间沟通。然后再把这一切复制到「待办工作清单」上,想想如果你不做这些事,这些工作也许就不会发生,你总会忘的。

最后,记住两点。首先,你的日程表和「待办工作清单」是你的朋友,不是你的敌人。他们将帮助你跟客户打造坚固的良性关系,并从中赚取到越来越多的收入;第二点,通过这些小的细节,你会在外人面前表现得越来越专业。软性技能会给你带来超级强大的竞争优势。

当处于疑惑时,该问就问。

在跟客户沟通上面,最重要的一点建议就是无论什么时候你有任何不确定的疑惑,该问就问。除非你现在拥有非常深厚的经验,否则在碰到任何难题,或者头脑冒出任何新鲜的想法的时候,请提前跟客户沟通清楚。否则,任何一次「算了吧没必要问」的念头都会给自己带来沮丧的结局,很有可能到最后客户把你的东西给拒绝掉了。我就曾经经历过这一切。

大概是一年之前,一家很大的公司找我来当网页设计师,我的工作职位描述就是「重构」(也就是清理多年以来累积下来的烂摊子),设计一个全新的前端框架来替换现有的,让整个网站更具响应性。在工作过程中,我觉得在设计上做十几处变动,这样会提升整个网站的质量,并且从设计美学上来看也会非常 OK。然后,我犯错误了。我没有把这个想法给任何人知道,我这里指的是客户公司管理团队中的任何一个成员都不知道这个项目,我直接就一头扎入到了这个想法的落地执行层面。

大概前前后后忙了有一个月的时间,我把最终成品拿出来了,我原本想着管理团队会直接惊喜万分,然后额外又给我一大笔奖金,但不幸的是,这一切都没有发生。问题就在于我的整个设计思路跟这个公司的品牌调性不相契合。当我争辩说你们应该重新考虑一下品牌定位的时候,他们都考虑了不付我钱直接让我滚蛋。这里面学到的一课就是:「没有拿到属于你自己的那份酬劳,将自己看轻一些。」

对我而言最幸运的是,他们最终还是很认可我的作品(除了设计上的变动之外),所以我最后还是拿到了酬劳。在离开会议室的那时候,在场的一位经理给了我忠告:以后千万再也不要在没有任何人授权的前提下任意妄为了。最后,这件事给我带来的更严重的影响是,直到我写文章的今天,这家公司都再也没有找我。

我的惨痛教训告诉大家,所有事情都要提前跟你的客户沟通好,不管你觉得自己的想法创意有多么的好,永远在行动之前跟客户做好沟通。客户不是你的女朋友,他们不需要惊喜,最后作品的所有权是他们的,你是他们意志的延伸,仅此而已。

让我再给你一个例子,故事很短。曾经斯卡达公司招我来给他们设计几个 HTML 横幅,在这个横幅里面缺少的是主字体,当时我本着不想烦客户的心态,也不想担负延迟交货的风险,于是自己自作主张选用了网页上相对安全的,比较相像的字体。于是,又一个错误铸成了。

于是公司通知我,字体错了。这一次的幸运又莫名降临在我头上,公司对我整体的作品还是满意,所以我侥幸逃脱了惩罚。你看,这个故事告诉你两件事情:首先,在你行动之前首先确认客户交给你的东西,里面的内容是否完整齐全,你必须确定为了完成这个项目的一切条件你都具备,这里不存在「或许」或者「大概」这样的字眼。

其次,一旦你发现客户交付给你的东西里面有缺失,你需要当下迅速做出反应。你只有拿到了客户补全的东西之后才能行动,千万不要像我一样自作主张,即便是要自行替换,填充,也要事先跟雇主讲明。

在沟通技能中,敢于承认你不知道一些东西,这一点非常重要日本有一句谚语非常受用,在此分享给你:「那些问了问题的人也许看上去蠢笨了 5 分钟,但是那些不问问题的人余生都会在蠢笨中度过。」

让沟通变得清楚、简洁、干脆。

在保持沟通层面最后一个必备的挑拣就是要让沟通变得清楚、简洁、干脆。首先就是去除行话,有些时候你选择合作的公司或者个人,他们并不知道行业里面的专业名词。所以请选择使用大家平时都使用的语言。如果你不得已去选择使用一些专业术语,请花额外的时间把意思解释清楚。

第二点要求就是无比让沟通变得简短高效。虽然这篇文章不短,但是信不信由你,我真的很讨厌很长很长的邮件。在大多数情况下,我的邮件都非常的短,分为若干个要点分别叙述。我认为我的邮件中 70% 的邮件都可以成为微博

这里的重点就是你一定要说话直指要害,简单扼要。如果你现在想提升预算,这样你能购买额外的一些东西,那么用很短的一段文字来阐述其原因;如果你现在已经落后于项目进程表,需要将时间死线往后移,那么你也做一个简单的解释,为什么你会落后于时间表。总而言之,你一定要给客户直陈事实,如果你想推介一个想法,把这个想法的优点缺点全部列出来,让你的客户自行选择。

仅此而已。

你的客户想要知道的仅仅是目前发生了什么,怎么发生的,你只要把这些信息给了他们,你将很快重新获得信任。他们会认为你是专业的,不仅仅是刚刚走出院校的新兵蛋子。一些人不太敢把工作的一步一步全部告诉给客户,他们觉得给了他们越多的信息,他们就会面对越大的阻力。从他们的角度来看,信息给的越少越好。

调整视角

上面的观点只有在一种情况下成立:你并没有给出足够充分的理由,又或者,你以不恰当的方式给出这些理由。你的理由站不住脚,客户无法认同它们。如果你所面临的问题是这一种情况,那么你我建议你转换视角,从你的客户角度出发,这个时候你就会理解客户的立场。

往往这个时候,你需要重新考虑自己如何去解释这个问题,又或者重新拿出一个解决方案出来。不管是怎样的做法,都是要以客户的利益为着眼点和出发点。

另外,你需要「经常性」地去反思自己的想法,尤其是在每次要给客户做汇报的时候,这种转换视角不仅仅能够加强你的软技能,而且也能够帮助你实现个人的成长,让你培养起来足够的「同理心」。所以,请永远记得客户的视角是怎样的。

还有一些时候,你的话客户完全听不懂,那是因为你夹杂了太多专业的名词,你也许对这些概念习以为常,但是客户不是每天都置身于你这样的工作环境当中的,所以你应该将某些专有名词构建起一些比较清楚的联系,并且对它们注意进行更加明确的解释。

你既然选择了自由职业,那么你的责任中的一部分内容就是连接两个迥然不同的世界,让另外一个世界的人能够走进来。

过度交流的危险

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有一些时候,人们的问题还出现在「过度交流」上面,你将自己置于了「要被解雇」的风险之下。为什么?因为你的客户已经受不了了,你一封又一封的邮件,没玩没了,最后暴跳如雷:「我请你来究竟是干什么来的?!」在我的职场生涯来看,我还从来没有经历过这样的情形,我当然也有被人开掉的情况,但是没有一次是因为「过度交流」,相反还有可能是因为交流的不够。从我身边的人来看,不管是男孩儿还是女孩儿,总计 15 个人,从来没有因为「过度交流」的事情遭到开除。

所以说,「过度交流」这个概念有些模糊,它的边界可大可小。一个内敛安静的人,一个星期也许就给客户写上两次汇报性质的邮件;一个外向张扬的人,也许每天都会给客户报告。

但是在我看来,可以稍微主管一些的给「过度交流」划下一个安全范畴,即如果你一个星期跟客户的来往限两次到四次沟通(其中包括了电子邮件,Slack、Skype 等其他聊天应用),那么我认为从交流上来说并不存在「过度」一说。

延误的风险

软技能上最后一个最重要的方面就是绝不延误。一般来说,这个问题分成两个方面:首先是因为你各种的顾虑,延误沟通;就比如说,当你把某个事情搞砸了之后,你不愿意告诉你的客户实情;其次是让你的情绪久久不能平复下来。就比如说,你遇到了某件非常让人火大的事情,顿时让客户见识到了你不为人知的,恐怖的那一面。

咱们先说第一种延误,在错误出现的时候所发生的不愿意通知给客户的延误,现在你就面临两种选择:要么是你现在拿出一个补救的措施,要么是你尽快地将实情告诉给客户。你拖的时间越长,错误出现的概率也就越大。

放下自尊、面子,承认这是你自己的失误,就跟平日里的项目回顾一样,让内容变得精炼,解释发生了什么,为什么会发生,最重要的是,你能够做到怎样程度的弥补,最后向客户承诺这种错误再也不会发生。

如果是第二种延误,我给的策略反而是等等,给自己 15 分钟的平静期,或者一天的时间让你能够重新整理思路,不要做出一些事后想想后悔之极的事情。请记得,如果你把某些话说出来了,不管是口头还是邮件,你是很难撤回来的。所以,不要让某个时刻的情绪战胜了你的理智,给自己一点时间调整呼吸。

还有一个比较受用的技巧就是把邮件给写下来,但是不要点击发送,你可以把你的想法全部一五一十的记录下来,将其存为草稿,然后等你彻底冷静下来的时候再去看这篇文章。如果你真的还是想发,那你就去点击发送把。至少这是在理智的心态下面做出的决定。

这是 7 种技能中的第一种,接下来每一篇文章都会揭示出一种技能。

译文创见首发由 TECH2IPO/创见花满楼编译

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