成为顶尖自由职业者必备的7个软技能之二:做回时间的主人

摘要

创见干货:在上一章节介绍了「沟通」的重要性,想要成为顶尖自由职业者,第二个必备的软技能是:时间管理。想必无数自由职业者都有过看到 Deadline 被吓的屁滚尿流的时刻,如何重新做回时间的主人呢?本文作者是自由职业资深网页设计师 Alex Devero。

成为顶尖自由职业者必备的7个软技能之二:做回时间的主人

英文原文:7 Soft Skills Every Freelance Web Designer Must Have Pt2

创见干货:在上一章节介绍了「沟通」的重要性,想要成为顶尖自由职业者,第二个必备的软技能是:时间管理。想必无数自由职业者都有过看到 Deadline 被吓的屁滚尿流的时刻,如何重新做回时间的主人呢?本文作者是自由职业资深网页设计师 Alex Devero。

开门见山,「时间观念」是你必备的第二个重要软技能,让我们现在做个小小的调研,目标对象就是哪些曾经跟自由职业者,又或者是现在还在跟自由职业者合作的人们。问题只有一个:「如果你现在要重新找一个自由职业者作为你的合作伙伴,什么素质是你最为看重的?」我曾经花了两个月的时间去真的做调查,结果是惊人的一致:时间观念。

第二个最重要的软技能就是「时间观念」,它意味着你有能力在时间死线来临之前交付出自己的产品。

「压力过大」的陷阱

当然,作为自由职业者,压力大肯定是常有的事,而你必须学着去应对它,然后按照当初承诺的那样将作品拿出来。一些人会给你这样的建议:不管怎样都要完成自己手里的项目,然后再从这个完成的项目中汲取经验。一开始,我也想给你同样的建议,但是,这是老生常态,也不会帮到你什么。现在我自己设计了一套步骤,能够让你在自由职业者的道路上正确看待自己的工作量和自身能力的关系,如何正确把握工作节奏,在规定的时间里完成手中的工作。

让我们先来看一看你是怎么走进「压力过大」的陷阱中去的。

出于生存必要,出于好奇探索。

在你的职场之路上,不管你将来是成为自由职业者、企业老板又或者是朝九晚五的雇员,你都将面临自己所能承担的工作量这个问题,你需要分析自己的能力大小,手头的资源,然后决定你是否能够接一个以上的项目。大部分情况中,人们之所以会接好几个项目,主要是出于两种原因:首先是生存必要性;其次是想要在一个时间段更多地去尝试其他项目。

这尤其是发生在刚刚转型到自由职业的时候,这个时候你的客户联系人越少,你的品牌影响力越弱,你越容易手头一下子接了好几个项目。

越来越多的项目,越来越低的酬劳

这会不会因为工作单子太多,让你最后没法忙得过来呢?很可能会的。但是这也是你必须面对,必须适应的一个过程。还好,你可以自己去选择到底接哪种类型的项目,接多少项目。刚开始走上自由职业的新人往往可以选择比较简单的项目开始起手,但客户付的钱也不会很多,所以为了要实现自己满意的收入,那么你就必须接相对较多的单子,顶住压力。

这些简单的项目除了给的钱少之外还有一个缺点:就是它们太过简单,不太适合写进你的履历档案中。所以,你需要适时地选择某几个高质量,难度相对较高的项目给自己的履历增加一些亮点。当然,你很有可能最终遇到这样的结局:几个项目的时间底线迫在眉睫,压力越来越大,目前手中的项目还没有一个真正完成,自己重点挑选的难度较高的项目还放在次一级的位置。什么?你问我怎么知道的这么清楚?因为我就是这么走过来的。

那么该怎么走出这个陷阱呢?

越来越多的主动,越来越好的明天成为顶尖自由职业者必备的7个软技能之二:做回时间的主人

你需要每天开始给个人或者企业发邮件或者打电话,你需要主动积极地去营销自己,推广自己的服务。换句话说,你现在已经是一个生意人了。你不再是一个简单的网页设计师或者网站开发人员。从此刻开始,从商业角度来去开拓自己的生意,你是自己的销售员,自己相当于开办了一家无形的公司。

你必须明白这一切,你需要自己动起来,每天你也许会打好几通「陌生人电话」来推广你的服务,遭遇到冷言冷语,这样主动让自己的客户联系清单上的人越来越多。

困难的光明面

所有这些给你带来挑战的事情,从长期来看都会给你想要的自由,让你的个人品牌得以真正的树立。你将独立于任何的中间商(比如劳务介绍所)。假以时日,你的所有努力付出都会得到回报。当人们开始越来越频繁地谈论起你,客户会自动找上门来。那些花在打「陌生人电话」上的时间会越来越少,而你手边可供挑选的项目会越来越多。

而且,在这些回报中,最大的好处就是你能从众多项目中挑选自己真正喜欢的项目来做了。而且,你再也不用分心思用在营销上面,只用专注于自己所忙的项目即可。

为了掌控时间来需要具备的软技能:

上面谈到了成为自由职业者所面临的种种挑战,现在让我们进入到更加具体实际的层面,如何提升你的各项软技能,让你能真正成为时间的主人。

进入良性循环的第一步

第一步很简单,如果你感觉到了恐慌,你必须先让自己冷静下来,这是最起码的,必须要做到的事。你必须思路清楚地去考虑下面该怎么做。

然后,仔细的评估目前的处境,收集目前现有的一切信息,其中包括了跟这个项目有关的一切内容。基于这些信息来评估当下,分析目前的形势,你必须做到极度的坦诚。

这里面,你需要提出三个问题。第一个:你直到今天完成了哪些工作?第二个:为了完成这个项目还需要完成哪些工作?第三个:你现在还剩下多少的时间?当然,在回答这三个问题的时候更不能自欺欺人。

最后,你需要做决策了。现在根据刚才的分析判断,你需要决定接下来做什么事情,你必须设计出来非常切实可行的任务清单,也许上面写的东西会很多。

最后就是行动。

预设最糟糕的情况成为顶尖自由职业者必备的7个软技能之二:做回时间的主人

第二点会立刻大幅度地提升你的时间掌控能力。它的办法其实很简单,无论你要做什么决策,比如预估工作所需时间,你要倾向于更加悲观的设想。这里我并不是要你做一名悲观主义者,而是尽可能把所有坏的结果考虑到。提前预估出来最坏的情况会让你在未来有了更多转圜的空间。

「10 法则」

由上面的方法衍生出来了「10 法则」。也就是说将你预估的时间(或者你预计的报价)抬高 10%。这里面没有任何科学论证的成分,只是根据我的从业经验所得出来的一个数字。

计划

在这里的「做计划」,指的是你所开展的每一项工作任务,每一次要达成的目标,每一次跟客户的约会(这个尤其重要),都要分毫不差地记录在自己的日程表和「待办工作清单」中。

你应该牢记这样的事实:如果任何事情没有写在日程表上,那么这个事情就是不会发生的。你要将所有的工作安排出明确的时间节点。几乎是你一天开始和你一天结束时必须做的事。

排列任务优先级

计划你的工作任务,安排你的会议日程是一方面,但是如果你面临的工作任务越来越多,那该怎么办?问题是「排列任务优先级顺序」。

在这里我向大家诚意推荐一款工具:Elisenhower Box。它非常易于上手。你将用它来创建一个矩阵图,将其分成四个象限,两个坐标分别代表着「紧急程度」和「重要程度」。四个象限分别是「重要但不紧急」、「紧急但不重要」、「紧急且重要」、「非紧急也非重要」。然后你要将自己的任务分配到这四个象限里面。

这样一来,几分钟的时间你的工作就有了思路头绪。

在跟客户面见的时候,早点儿到场

另外一个建议是专门针对跟客户面谈的时候用的:请提前出发见客户,花一点点的时间去等客户,会让客户觉得自己是被尊重的。

利用「帕金森法则」

当涉及到跟时间有关的软技能时,在提升生产力方面还有一个法则:「帕金森法则」。这说的是人们往往会把自己所有的时间全部分配给某个工作任务,但是并不一定就合理地利用它。举个例子,如果你现在给自己手中忙着的工作分配了两个星期的时间,更为常见的情况是,一个多星期的时间你都是在拖延,最后的两到三天你开始着急忙活的开工。

幸运的是,你可以反转这个法则来为你所用。与其给工作任务以更多的时间,不如在限定的几天时间内一定要完成它。这里最好出现第二条时间底线。第一条是官方底线,第二条是你自己提前设置下来的,只有自己知道的时间底线。

拥有一张会议议程表

事先为你跟客户的会议准备一张会议议程表,它将大幅度地提升你的时间掌控力。在这个议程表上已经写清楚了你想要跟客户讨论的诸多内容,请确保上面写着你想要询问客户的最具体的问题。然后,将这份议程表提前发送给客户,这样也方便他们提前收集整理一些与会议有关的资料。

有了这份议程表,客户在接触你时内心所游荡的那些不安全感,不确定感就会逐渐消散。其实,有很多人之前并没有外包的经验,他们也没有招聘过一位独立的网页设计师,正因为这样的原因,很多人在商业合作的时候内心总是有一点不舒服,你应该提前把工作做到位,这样一来他们会自然而然地相信你是最专业的。

本文是「如何成为顶尖自由职业者的 7 个软技能」系列的第二部分,接下来我们即将进入的章节是:「如何在自由职业的路上不断精进,自我充电学习。」敬请关注。

本文来源:Medium 译文创见首发由 TECH2IPO/创见花满楼编译

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