发电子邮件需要遵循哪些礼节

摘要

「古典」的电子邮件,依然可以算得上是当前最普遍的交流方式之一。我指的并不是时事通讯类的电子邮件,而是日常商务型的那些邮件。电子邮件已经流行了很多年,虽然科技的发展也给予我们其他与他人交流的方式,但电子邮件依然是非常普遍的。

英文原文:Email Etiquette — Time to Review Yours?

「古典」的电子邮件,依然可以算得上是当前最普遍的交流方式之一。我指的并不是时事通讯类的电子邮件,而是日常商务型的那些邮件。电子邮件已经流行了很多年,虽然科技的发展也给予我们其他与他人交流的方式,但电子邮件依然是非常普遍的。

如果你只是有时候给亲友们写电子邮件,那么你或许从未想过要去改变你写电子邮件的习惯,毕竟这只是封电子邮件而已呀。是这样吗?当然不是。电子邮件在一定程度上代表了你个人或公司形象的外在延伸,所以现在我们就快速查验一下我们可以做出哪些改变,从而使电子邮件写得更漂亮。我(本文作者 Linda Coles)在文章中针对各项要素,给出了很多不同的讨论,有些观点更是完全相反的,这就要留给读者自行判断了。

「发件人」填的谁

当你最开始进行邮件偏好设置时,你也需要想好在「发件人」一栏中写什么比较合适。给自己发一封邮件,看看你当时是怎么设置的吧。姓名都写对了吗?风格是不是比较正式?单位名是不是需要加进去?

怎么写主题栏

主题应当简单明快。不要写言之无物的主题,因为如果有人需要就某个关键词搜索你之前发给他的邮件的话,主题突出将很有帮助。此外,如果你还处于和收件人建立联系的过程中,并且希望自己的邮件能在第一时间被对方点开阅读,那就一定得让邮件主题尽量简明。

别忘了打招呼

问候对方是一个很重要的部分!不要连个「某某先生/女士,你好」都不说就直奔主题。在当面交谈的时候,你肯定不会招呼不打就开始对话,那么在电子邮件里怎么就做不到咧?唯一例外,不用致以问候的情况是,如果你是两方邮件会谈者的中间转发者,而且这轮会谈已经来来回回好几遍,那就不需要加问候了。我个人比较喜欢在上午的头几封邮件里加上「早上好」,因为对方也有可能会早起读这封邮件。

长度很重要

在收件箱里的那些未读邮件可能是一些长邮件。我们所有人都不喜欢读长邮件,所以如果希望对方读你的邮件的话,就得把它写得简短些。如果可以,最好保持在 5 句左右,另外建议开门见山,直接说要点。这一做法也能展示你对对方时间的尊重。简而言之,简短明了的邮件可以让你更可能得到回信。

把握好语气

我们说了邮件要简短,但并不意味着邮件应该语气生硬。是的呢,应该尽早说重点,但是也要注意说话的语气。你可以在写完邮件后读一遍,如果感觉语气有些唐突,不妨加几句舒缓语气的话,或者来个 emoji 表情也不错(我知道有些人不喜欢用表情,但是笑脸的表情可以代替肢体语言,让收件人了解并感受到你想表达的语气)。如果邮件内容应该用强硬态度来表达,那还是打电话说好了。

在就某话题进行讨论时,千万别在你生气的时候发邮件。把邮件存到草稿箱里,等镇静下来后再编辑发送。在发送前给其他人看看,请他们提提意见也是极好的。

除非你跟对方很熟,否则讽刺绝对不会有什么好处。最好还是用平和的语气写邮件。

此外,要体现出你自己的特色。如果是推销邮件,不要单纯地复制粘贴邮件内容。邮件的发件人是你自己,而非空泛的公司名称。

文末标注地址

你有没有收到过写了一半,或者是错字百出的邮件?不妨在写完邮件正文后加上你的邮箱地址,这样能提醒自己不要在还没写完邮件时就点了发送键。在发送前,再三检查邮件内容、语气和其他部分,直到你满意为止。拼写检查功能可以在此时帮到你。

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待完成事项

添加「待完成事项」,可以让收件人明确地了解自己需要做什么。如果你很容易写那种长邮件(虽然我希望你戒掉这个恶习)的话,标注出「待完成事项」对你会尤有帮助。

你可以把待完成事项放到邮件的最下方并高亮标出,例如:

待完成事项:请在周二下午 1 点前把三月份的销售数据给我。

谨慎标记「重要」

不要频繁点击那个标了「重要」的小旗子。我的设计师把每封邮件都表上那个红色的小旗子,所以现在我都直接无视这些邮件了,这样一来就算标了「重要」,也没有什么用处。所以,请谨慎使用这个功能。

是否要抄送

需要给谁抄送电子邮件呢?如果你没那个需求,就不要抄送。如果你没有让你的收件人参加电话会议,就不要给他们发邮件说那些无关紧要的事情。他们会感谢你的贴心地节省了他们的时间的。

结尾写什么

在发送邮件之前,再考虑一下最后一行写点什么好。诸如「谨致问候」或「周末愉快」之类的词句都是可以的。简而言之,需要在最后加一点表达友好的内容。另外,如果你写的是「再见」,最好再加点其他内容舒缓下语气。

个性化签名

你之前给签名设置的链接还能打开不?邮箱地址和手机号码都附在签名上了吧?之所以要写邮箱地址,是因为你的邮件需要被转发给其他人时,能在签名处找到你的邮箱地址。此外,如果是回复别人的邮件,是否要写邮箱地址就可以视情况而定。另外,传真号码其实就没必要写上去了。

何时发送?

如果你在正常上班时间工作,就要计划好你发送邮件的时间,以便对方在工作时间收到。如果你是在晚上 9 点半发送的邮件,那往往意味着你生活不规律、是个工作狂或者工作状态一团糟。同样,当你的团队成员是在凌晨 5 点半收到你的邮件时,无形的压力或许会迫使他们同样起早贪黑地工作。

何时回复?

根据有关研究现实,如果是别人在你的网站上提问,最合适的回复时间是在提问后的 5 分钟内。要做到这一点并非易事,但也不是不可能。不过,应当什么时候回复客户或自己团队成员的邮件呢?我对此的回答是,于收到邮件的当天,在正常的工作时间内回复即可。这其实暗含了处理客户期望的道理:你不止为一位客户工作,因此不能停下手头上的工作回复某一位客户的邮件。同理也适用于团队成员的邮件。只要你在当天的稍晚些时候,或是第二天早上回复,那就够了。我想,每个人的日程表都不一样,但是下面给出的 Kevin 的日程表,还是挺有参考价值的。

外出邮件小技巧

我的熟人 Kevin,把自己处理邮件的时间写进了外出邮件(out of office message)里。时间通常是在上午的 10 点到 11 点,以及下午的 4 点到 5 点,取决于登录邮箱的时间。和你一样,Kevin 也有好些个客户,而这样的一封外出邮件就能让 Kevin 的客户大致了解何时会收到回信。使用外出邮件,就是在告诉客户你今天都不在,但不能让他们觉得你是在忽视他们。曾经有人利用外出邮件的功能告诉对方项目信息、可用内容以及他们的网站——这就很好地利用了邮件的功能。

关于怎么写商业型邮件,或许还有其他可说的内容,但我觉得上文已经涉及了最重要的那些问题,有一些肯定是你之前没有真正考虑过的。现在轮到你了,需要做出点什么改变吗?

本文来源:huffingtonpost。本文由创见/TECH2IPO 朱子尧编译

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